Réussir son projet

Comment garantir la réussite d'un projet GED ?

Selon différentes études, 60% des projets n’atteignent jamais les objectifs fixés au départ. On peut trouver toutes sortes d’explications pour justifier de ce taux d’échecs élevé, mais plutôt que de se concentrer sur une énumération de mauvaises pratiques, tentons plutôt de recenser les facteurs qui font qu’un projet rencontre le succès

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Avoir de bons Sponsors

Dans la mesure où la mise en œuvre d’un logiciel de GED implique un changement important des processus documentaires, il est impératif d’avoir l’appui de la Direction Générale et son soutien tout au long du projet. Sans ce sponsor, difficile d’arriver à ses fins : résistance au changement, divergences de points de vue, intérêts personnels, etc. La liste des points de blocage est longue, et il est vital que la Direction comprenne les enjeux dès l'initiation du projet et sache prendre les bonnes décisions le moment venu

Connaitre ses besoins et savoir les formaliser

Une analyse fonctionnelle baclée conduit invariablement à la mise en place d'une application GED qui ne répond pas aux besoins des utilisateurs, donc qui ne peut être adoptée. Le travail d'analyse en amont a pour but de répondre à des questions telles que « Comment nous souhaitons travailler ? » et « Quelle est la meilleure manière de le faire ? ». Bien évidemment, les organisations n'ont pas toutes, l’expérience requise pour mener à bien cette reflexion. Il est alors intéressant de faire appel à une ressource externe qui saura vous faire profiter de son expertise et qui pourra capitaliser sur ses expériences vécues, bonnes comme moins bonnes

Impliquer les utilisateurs finaux dès l'initialisation

Un projet Ged, c'est avant tout du bon sens ! Et le bon sens veut qu'une application destinée à des utilisateurs finaux qui n'ont pas été consultés, va amener des reflexions comme " Mais c’est trop complexe à utiliser ! », « Mais on ne travaille pas comme ça dans le service ! » ou alors « C’est bien, ça doit faire plein de choses, mais je préférais avant ! ». Par expérience, nous savons que la réussite d'un projet ne tient parfois qu'à la clarté des libellés dans les interfaces applicatives. En tentant de passer outre l'expertise métier et le vecu quotidien des processus, vous risquez de vous couper de votre objectif initial. Il est très simple pour un chef de projet, d'isoler un groupe de personnes volontaires, connaissant parfaitement le métier. Ainsi, toute implémentation fonctionnelle pourra être validée par les bonnes personnes. Mais attention ! Sachez être consensuels, car souvent, il existe autant de descriptions de processus qu'il y a d'employés...

Commencer par un périmètre fonctionnel simple et agir par itérations

Tous ceux qui vous disent qu'un logiciel Ged doit impérativement être mis en place pour toute l'organisation en même temps se trompent ! C'est une erreur de croire que tous les utilisateurs sont prêts au même moment , et c'est surtout un manque d'expérience flagrant de vouloir agir ainsi ! L'utilisation et la généralisation d'un outil GED se fera de manière virale ! Il s'agit pour vous, d'isoler un ou deux processus significatifs dans votre organisation et d'identifier les utilisateurs "pilotes". Ceux qui vont vous aider à garantir pertinence et usabilité et qui mettront en avant les bénéfices immédiats de ce changement. Ces utilisateurs vous aideront en parallèle à utiliser les bons leviers pour que la conduite du changement soit la plus paisible possible. Tous ensemble, vous pourrez alors prouver que « çela peut marcher » et vous donnerez envie aux autres de s'y mettre progressivement. Rien ne vaut un projet simple mené à son but qu’un projet complexe qui s'éternise et qui au final sera abandonné.

Impliquer l’éditeur

Ardrasoft est bien placé pour savoir qu'un éditeur, ce n’est pas qu'un vendeur de licences ! Nous sommes impliqués dans chacun des projets de nos clients, et nous assumons notre part de responsabilités dans toutes les phases des projets. Les partenaires et équipiers d'Ardrasoft bénéficient d'une xpériencee de plus de 10 ans dans la mise en place de solutions de gestion de documents, et nous offrons une expertise unique sur le marché à nos clients. Au delà, de la connaissance "produit", nous vous proposons une maîtrise d’œuvre spécialisée, un savoir-faire fonctionnel et technique sans pareil, mais aussi une capacité à supporter les projets et à anticiper les obstacles. Impliquer l’éditeur en amont va lui permettre d'agir avec plus de souplesse, dès lors qu’un problème surviennt, ce qui est un gage de la réussite pour votre projet.

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