Savoir rechercher

Principes de recherche dans un référentiel documentaire

Dans un contexte de gestion de documents, le but initial de la recherche est de retrouver un document

Comment se fait la recherche dans une GED

Initialement, les logiciels de GED permettaient d'adjoindre au document stocké une fiche d'indexation contenant quelques propriétés inhérentes à celui-ci. Les utilisateurs pouvaient rechercher sur les attributs, via une requête dans la base de données. Mais pour ceux d'entre eux les plus réticents à l'informatique, cela devenait très vite compliqué ! Imaginez un technicien dans son atelier qui devait formuler une requête du type : retrouver tous les documents dont la propriété "type de document" est égale à "procédure" et dont la valeur du champ ‘domaine’ est égale à ‘industrialisation’. Devant ces champs de saisie vides, il devait impérativement "connaitre" les libellés exacts de chacun des champs proposés, sous peine de ne trouver aucun document.
De plus le modèle d’indexation associé au référentiel documentaire étant unique, il devait être très pertinent et adapté à tous ! Un challenge quasi impossible !

Avec l'évolution des technologies de moteurs de recherche, les logiciels de GED ont pu intégrer la recherche "plein texte" dans les documents électroniques. Il est devenu alors possible de retrouver un document non plus à partir de ses propriétés mais grâce aux termes qui se trouvaient dans le contenu. Il suffisait donc d'écrire le mot "contrat" et le mot "Client abc" pour retrouver tous les documents contenant ces deux termes.

La recherche dans la GED aujourd'hui

Les innovations concernant les moteurs de recherche sont quotidiennes (Google, Bing, Wolfram Alpha sont de bons exemples). Ils offrent aux utilisateurs des algorithmes toujours plus complexes et efficaces, mais lorsque l'on tente de les transposer dans la GED, on s'aperçoit qu'ils restent des outils techniques dédiés à des utilisateurs métiers. Hors, même ces "spécialistes" n'attendent plus la même chose d'une interface de recherche. Ils ont aujourd’hui des besoins nouveaux, car leur contexte métier évolue, leur environnement de travail est en pleine mutation, et il ne s’agit donc plus de retrouver un document parmi les autres ! Aujourd'hui, plus assez de temps pour trier et s’assurer que le document recherché contient la bonne information. Ces nouveaux travailleurs du Savoir réclament des outils plus contextuels, qui donnent une réponse à leur problème.

Désormais, on recherche un contexte plus qu’un document, un outil moderne et efficace va donc présenter tous les contenus correspondants à ce contexte, ou à des contextes adjacents. Par exemple, dans le cadre d’une procédure d’audit qualité, plutôt que de rechercher toutes les procédures liées à un service, l’auditeur cherchera plutôt à réclamer toutes les informations liées à un processus (fiches d'enregistrement, actions correctives, etc..), sur une période donnée. Des règles complexes de recherche et de rapprochement des contenus entre eux vont permettre de constituer des «vues logiques» en opposition aux listes de résultats.

Cette approche de la recherche va se généraliser dans les années à venir. Pour preuve, on voit qu'aujourd'hui les contenus sont taggués plutôt que triés, les arborescences de répertoire de classement disparaissent au profit des vues dynamiques, etc....

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