Méthodologie Mase

Pas bon outil sans méthodologie

Bien construire son référentiel documentaire

Toutes les études le prouvent, nous passons près de 40% de notre temps à manipuler des documents de travail (Chercher, classer, ranger, copier, diffuser, etc). Tout ce temps coûte cher à l’entreprise, et il y a matière à optimiser les processus documentaires ! Encore faut-il trouver la bonne méthode.

Objectif premier: simplifier !

La production documentaire est telle aujourd’hui, que l’utilisation seule d’un moteur de recherche n’est plus assez efficace, tant la récurrence des contenus dans les documents est évidente et omniprésente. De plus, certains fichiers n’ont pas d’intérêt particulier à être stockés. Dans un environnement professionnel, plusieurs types de populations sont amenés à consulter et à rechercher de l’information. Qu’il s’agisse de personnel technique (codeur, chef de projet, etc..) de personnel administratif (Direction, Ressources humaines, etc..), d’intervenants externes (clients, fournisseurs, etc...), chaque personne a son propre « point de vue » et son propre « cheminement » pour accéder à l’information. La plupart des systèmes de gestion documentaire n’apportent qu’une « vision monolithique » sur une information stockée, car les documents sont en général écrits, stockés et indexés par des « spécialistes », qui respectent une classification normative ou une nomenclature imposée et non pas des règles de « bon sens ». Implicitement, les référentiels se multiplient, et au final, on s’aperçoit que rien n’est cohérent, que les mises à jour de certains documents importants sont extrêmement mal diffusées en interne, et que les applications informatiques ne peuvent interagir entre elles. Au final, les utilisateurs perdent leur temps, et il peut arriver dans ce contexte qu’une information non trouvée puisse avoir des incidences fâcheuses sur la vie de l’entreprise.
Il s’agit de faire ressortir la valeur de l’information en fonction de la stratégie et passer d’une notion de stockage de fichiers à une notion de gestion de l’information structurée, accessible, interopérable, et surtout évolutive !

Privilégier le bon sens au profit de la technologie

Quiconque a été confronté à plusieurs projets documentaires dans des contextes différents, sait qu’un outil performant sans méthodologie et sans prise en compte des besoins est voué à un abandon progressif par les collaborateurs de l’entreprise. Il ne s’agit donc pas de foncer « tête baissée » mais bel et bien d’organiser l’information sur la base des besoins de chacun, tout en respectant les contraintes de tous.

Bénéficier d’un panorama objectif de l’existant

Bien connaître ce qui existe déjà, permet de « planter le décor » et apporte des éléments quantitatifs et qualitatifs pour avoir la vision la plus exacte possible de la situation. Notre expérience nous permet de réduire les étapes car

  • Même si les entreprises ont commencé à typer leurs informations, cela reste en général un terrain sur lequel il n’existe aucune expertise interne. Il n’est pas rare de rencontrer entre 200 à 2000 types de documents et au final, personne ne sait exactement de quoi il est question
  • Même si le secteur d’activité est différent, on trouve souvent la même chose d’une entreprise à l’autre
  • Prendre en compte l’intégralité des documents peut revêtir des formes extrêmement variées et donc dispendieuses en temps d’analyse

Typographier et Cartographier

La première étape consiste à factoriser les types de documents pour les confronter à l’usage qui sera fait de l’information. Fondamentalement, il n’existe que 4 grandes catégories d’informations à traiter :

  • Référentiels : catalogues de produits, méthodes, procédures, manuels opératoires, réglementations, etc...
  • Production administrative : commandes, notes de frais, factures, demandes de congés, etc...
  • Gestion de projets : projets effectifs, "R & D", "R & I", travaux de groupes de réflexion, suivi de partenariats, etc..
  • Veille économique, concurrentielle ou technologique pour situer l’entreprise dans son contexte et sur son marché,etc..

Sécuriser

Dans cette étape cruciale, il s’agit de déterminer les rôles et les responsabilités en ce qui concerne la gestion de l’information. En fonction des 4 catégories d’informations à traiter, il y a des différences notables. Chaque entreprise a sa logique, mais si l’on souhaite que le système fonctionne, il faut que le propriétaire de l’information ait un intérêt réel à gérer cette dernière. Nous déterminerons donc qui sont les propriétaires de l’information.

Organiser la production

Ce n’est pas parce que tous les utilisateurs peuvent écrire ou produire des documents, qu’il faut le faire sans méthodologie. Il faut donc à ce stade, définir la trame de cette politique éditoriale. Même s’ils ne veulent pas de contraintes, les utilisateurs sont demandeurs d’une méthode.

  • Un document est un ensemble constitué de contenu, de contenant, mais rarement on se sait à quoi sert le document, à qui il est destiné, ni de quoi il parle. Sans ces indications, il est impossible de le situer dans l’entreprise
  • Pour la grande majorité des utilisateurs, écrire un document, c’est ouvrir une application bureautique, saisir du texte ou des données, enregistrer le fichier quelque part et éventuellement le diffuser. Pourtant écrire un document c’est bien plus ! C’est d’abord se demander si c’est bien utile, c’est ensuite choisir parmi une typologie que l’entreprise met à disposition, c’est aussi relier les informations au contexte de travail
  • Gérer un document n’est pas, comme on le voit souvent sur les Intranet, le raccourci classique : rédiger, auto-valider, classer, et/ou publier. La gestion de documents est un processus clairement établi de plusieurs opérations impliquées comme : rédiger, valider, formater et publier, stocker, classer, diffuser, rechercher, restituer et imprimer, archiver, réviser

Notre valeur ajoutée

La mise en œuvre d’un projet de gestion d’informations doit prendre en compte le contexte, la culture de l’entreprise, la motivation humaine, les aspects hiérarchiques, l’homogénéité ou non des compétences. Il ne faut donc pas faire de « plaquage standard », mais bel et bien, fonder sa démarche sur l’accompagnement au changement. Il est indispensable de définir des objectifs concrets, planifiés et réalistes, et aider à l’appropriation de ce nouvel outil sans modifier significativement les procédures actuelles. Il est donc indispensable de recueillir et de tenir compte des réactions et suggestions des collaborateurs pour améliorer la solution mise en œuvre. La pédagogie est importante, mais aussi l’implication de tous, pour faire en sorte que les aspects positifs du changement l’emportent sur les aspects négatifs. Pour arriver à un résultat cohérent, il suffit de traiter les points suivants dans l’ordre :

  • Analyse des flux documentaires (qui fait quoi, comment, et à qui est destinée l’information)
  • Etude la volumétrie documentaire (combien de documents, quels outils)
  • Formalisation des terminologies utilisées dans chaque métier via la définition d’un ou plusieurs thesaurus « métier »
  • Référencement des catégories de documents (factorisation des typologies)
  • Définition d’un plan de classement pour le stockage en fonction des besoins de chacun
  • Définition des droits (par profils, types de documents et fonctions)
  • Définition des modalités de reprise et de transfert des documents existants
  • Définition des processus d’utilisation du Référentiel

Pour arriver au résultat optimal, il s’agit de procéder par interviews des différents acteurs chargés de faire vivre les référentiels documentaire. Ces interviews permettront :

  • d’analyser rapidement les documents qui devront être intégrés
  • de focaliser le débat sur les points listés ci-avant afin de ne poser que des questions utiles à la construction de la future organisation documentaire

Le contenu de ces interviews sera condensé dans un manuel, qui sera l'élément de référence du dossier. Chaque acteur du projet devra le valider avant mise en place de la structure documentaire. Il pourra être directement tenu à jour par les équipes internes, faisant ainsi l'objet de versions successives correspondant aux évolutions du référentiel

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