Glossaire de la gestion d'informations

Pour comprendre tous les termes et acronymes

Comment s'y reconnaitre dans cette jungle d'accronymes ?

Souvent, vous êtes face à des consultants ou à des offres logicielles et vous ne connaissez pas certains mots et usages ! A travers quelques définitions, nous tenterons d'éclairer vos lanternes sur les termes les plus usités dansle domaine de la gestion des informations.

  1. Accès : Droit, modalités et moyens de rechercher, d’exploiter ou de retrouver de l’information
  2. Acteur : individu, groupe de travail ou organisation responsable ou impliqué dans un processus documentaire, soit la création, son intégration et/ou ses processus associés
  3. Ajax ou Application Internet riche : Afin d’apporter des notions d’interactivité plus proches des besoins « utilisateurs », les concepteurs d’applicatifs Web 2.0 ont réintroduit des technologies qui jusque-là, avaient été un peu oubliées ou mal exploitées. Celles-ci sont regroupées sous le terme « Ajax » (Asynchronous Javascript and Xml). Ajax est donc un ensemble d'outils et de méthodes qui permettent de développer des interfaces Web en ne chargeant que l'élément qui a été modifié sur la page, au lieu de recharger systématiquement celle-ci dans le navigateur. Pour ceci, Ajax s'appuie sur une commande jusque-là très peu usitée « XMLHttpRequest ». Grâce cette fonction, le navigateur soumet ou récupère des données sans recharger la page, le langage Javascript est ensuite utilisé pour traiter les données en tâche de fond de manière asynchrone. Les utilisateurs ont alors l'impression d'avoir une interface dynamique et adaptée à leur besoin
  4. Archivage (ou Record management) : Démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut de présentation représenterait un risque
  5. Archivistique : Discipline universitaire traitant des modes de collecte, d’analyse et de description, de tri et de classement, de conservation matérielle et de mise en valeur des archives
  6. Atom : Dérivé de RSS, format de document structuré basé sur le langage XML et le protocole HTTP.
  7. Bpel (Business Process Execution Language / Langage d’exécution des Processus Métiers) : Précédemment connu sous l’appellation BPEL4WS (BPEL for Web Services), initialement défini par BEA, IBM et Microsoft. C’est le langage balisé XML utilisé pour la définition des processus métier et qui est maintenant sous le contrôle d’OASIS. Comme son nom l’indique il adresse l’orchestration des Web Services uniquement et est à ce titre d’ailleurs supporté par les éditeurs d’outils SOA. Les éditeurs de plateformes comme Oracle et IBM lui ont ajouté leurs propres extensions pour la prise en compte des activités humaines dans les processus
  8. Bpm : (Business Process Management / Gestion des Processus Métiers)Un segment logiciel particulier au sein du marché de l’intégration adressant la gestion des processus métier dans leur intégralité, depuis la modélisation, la conception et le design jusqu’au déploiement et à l’exécution, en passant par le monitoring et l’optimisation des processus faisant appel aux acteurs humains (workflow) autant qu’aux systèmes (automatisation).
  9. Classement : identification systématique et classement des activités et des documents d’archives en catégories suivant l’organisation logique d’un système de classification et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles.
  10. Conservation : actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques
  11. Conversion : action de transférer des documents d’un support à un autre, ou d’un format à un autre.
  12. Data Mining : Ensemble des techniques permettant d’aller puiser des informations pertinentes stockées dans les entreprises et leurs systèmes d’information.
  13. Datawarehouse : Outil d’aide à la décision fondé sur une base de données fédérant et homogénéisant les informations des différents services d’une organisation. En français on peut l’appeler infocentre ou entrepôt de données.
  14. Dématérialisation : C’est l’opération qui consiste à transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm) : On parle alors de numérisation d’un document, car on modifie juste le support de l’information. La dématérialisation concerne également les documents ou les données directement créés sous forme numérique et traités comme tels. La valeur ajoutée d’un processus dématérialisé est qu’il va faciliter le partage d'informations et ainsi autoriser certaines synergies au sein d’une organisation.
  15. Destruction : action d’éliminer ou de supprimer des documents, de façon irréversible
  16. Document :
    • Un objet porteur d’information(s) organisée(s)
    • Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité
    • Information enregistrée ou objet matériel qui peut être considéré comme une unité dans un processus documentaire indépendamment de sa forme matérielle et de ses caractéristiques
  17. Documents d’archives/documents : documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité.
  18. Dtd (Document Type Definition / Définition du type de document) : ancien standard pour définir les métadonnées XML (schéma) mais ne contenant que des informations de structure et non des types de données.
  19. Ecm (Enterprise Content Management / Gestion des Contenus d’Entreprise) : Système permettant la gestion des contenus non structurés (différents formats de documents) et structuré (XML) à l’échelle de l’Entreprise. L’ECM est très lié au BPM car tout processus inclut généralement le routage et la gestion d’un ensemble de contenus. Un processus lui-même constitue d’ailleurs une métadonnée qui peut être considérée comme un contenu
  20. Enregistrement : action de donner un identifiant unique à un document au moment de son archivage (anglais : registration)
  21. Étiquetage (Tagging) : Dans les applicatifs Web 2.0, l’accent est mis sur l’utilisation généralisée des balises ou mots-clefs (« Tags » en anglais), ceci afin d’améliorer les recherches ultérieures. Ces tags sont de plus en plus présentés graphiquement sous la forme d'un nuage de mots-clefs (« tag-cloud » en anglais). L’utilisation de ces notions est intéressante pour décrire un concept qui sera attaché à du contenu, et qui permettra d’interconnecter les choses entre elles. En effet, plus un « Tag » sera utilisé, plus sa présence dans l’interface sera affirmée (taille de la police de caractère augmentée par exemple).
  22. Étiquetage social : L’utilisation des « Tags », permet de mettre en place un véritable « système de pondération » pris en charge et géré par les utilisateurs (d’où les notions de « social »), pour mettre en avant des articles intéressants dans des systèmes d'informations. Cette notion est très largement répandue dans les blogs (Social Bookmarking en Anglais). L’utilisation des « Tags » permet de trier des articles, ou de connaitre le nombre de références associées à une notion, ou d’apporter des notions de notation par les lecteurs modifiant ainsi l'ordre d'apparition des articles.
  23. Fil Rss (Rich Site Summary / Sommaire d'un site enrichi): est un format de syndication de contenu Web, codé sous forme XML. Ce système permet de diffuser en temps réel les nouvelles des sites d'information ou des blogs, ce qui permet de rapidement consulter ces dernières sans visiter le site. La diffusion d'alertes, de nouvelles ou de listes trouve de nombreuses applications professionnelles en plus de celles que les blogs ont largement popularisées. Le standard RSS est notamment utilisé pour la diffusion d'actualités sur Internet par les blogs professionnels ou semi-professionnels. Ces flux peuvent généralement être lus grâce à des lecteurs en ligne, mais aussi sur des lecteurs de flux. Face à l'explosion des flux RSS et la difficulté de les lire en mode texte lorsqu'ils atteignent un certain nombre, la tendance va dans le sens de leur visualisation sous une forme graphique. Atom est un format de document basé sur XML conçu pour la syndication de contenu périodique tel que les weblogs ou les sites d'actualités. Il permet l'affichage des sources surveillées aussi bien sur un site Web que directement dans un agrégateur. Il est semblable aux diverses versions de RSS, mais vise à être plus flexible. Il est normalisé par l'IETF contrairement aux divers RSS, pilotés par des entreprises privées. Les fils Atom peuvent être distribués, par exemple par le protocole HTTP. Le schéma XML utilisé est spécifié grâce au langage RelaxNG.
  24. Ged : Gestion Electronique de Documents allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, de manière à optimiser l’accès à ce document, à l’information qu’il contient et à l’information qui le concerne. Par extension, le terme GED désigne aussi les offres logicielles et les méthodologies liées qui permettent de prendre en compte la gestion des documents dématérialisés, qu’il s’agisse de documents numérisés ( « imaging ») ou de documents d’origine électronique (par exemple documents bureautiques, flux d’impression). La mise en place d’un outil « GED » implique une dimension fonctionnelle et architecturale, et par conséquent devient un projet ambitieux, permettant de réfléchir et d’améliorer les processus organisationnels existants. Deux termes sont généralement utilisés pour définir un ensemble d’outils et de techniques permettant d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Sous ces deux appellations, on intègre les notions permettant de mettre en place des solutions afin d’assurer la dématérialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents circulant au sein de l’entreprise ou de l’organisation :
    • GED (gestion électronique de documents : terme générique)
    • GEIDE (gestion électronique d'informations et de documents pour l'entreprise : nom déposé par l’Aproged)
    La GED (GEIDE) est souvent catégorisée en différents domaines :
    • GED administrative dédiée au classement de documents électroniques administratifs.
    • GED bureautique dédiée à la production et au partage de documents dans un groupe de travail, ainsi qu’aux opérations d'archivage numérique.
    • GED documentaire, dédiée à l’indexation de ressources documentaires.
    • GED technique, dédiée à la gestion de documents techniques, propre à un métier
  25. Gestion de contenu (Content management) : Ensemble des méthodes et techniques qui permettent de produire, diffuser, gérer, partager et rechercher des informations de toutes formes et de toutes natures dans les systèmes informatiques au travers d’outils collaboratifs.
  26. Groupware : Ensemble de méthodes et de techniques de travail en équipe, ces méthodes et techniques étant «instrumentées» par des outils logiciels conçus pour améliorer les mécanismes de communication, de coopération et de coordination, spécifiques aux processus de travail.
  27. Indexation : action de définir des points d’accès pour faciliter le repérage des documents et/ou des informations. L’indexation consiste à saisir une ou plusieurs informations relatives à un document afin de la caractériser et d’en faciliter la recherche et la consultation. Ces informations sont communément appelées index, propriétés, métadonnées. L’indexation peut être une opération manuelle, semi-automatique ou automatique. Elle peut être automatique ou semi-automatique avec l’aide de la reconnaissance de caractères. On parle également de vidéocodage lorsqu’un opérateur indexe tout ou partie des documents.
  28. KM (Knowledge Management / Gestion des Connaissances) : Littéralement « gestion de la connaissance », le « Knowledge Management » définit les méthodes et outils logiciels permettant d'organiser, de partager et de capitaliser les connaissances de l'entreprise. Il faut bien sûr distinguer les connaissances tangibles qui sont formatées dans des bases de données, des documents papiers ou électroniques, des connaissances intangibles, qui reposent quant à elles sur les connaissances, le savoir-faire et les compétences des employés. Ce sont bien les hommes travaillant en synergie qui font la force d’une entreprise ou d’une organisation. Il faut donc veiller à garantir la réactivité et le dynamisme de chacun d’eux en leur donnant la capacité de la bonne information au bon moment. Il faut toutefois être vigilant et ne pas négliger les effets de la surinformation, car le développement des technologies engendre de la « pollution informationnelle ». Un projet de gestion de connaissance permet donc d'identifier, de capitaliser et de valoriser le capital intellectuel de l'entreprise en impliquant l'ensemble du personnel
  29. Lad (Lecture Automatique de Documents) : Application de conversion des documents papier en données caractères et images. Une application de LAD peut reconnaître les marques, les caractères imprimés, les caractères pré-casés, les caractères manuscrits en caractères d’imprimerie, les mots manuscrits.
  30. Métadonnée : Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. C’est littéralement une donnée sur une donnée. Dans le cadre d’un outil de BPM/Workflow, désigne un attribut ou une propriété personnalisée. Représente des éléments de données qui peuvent être affichés, mis à jour, évalués, utilisés pour router une tâche, etc. Dans le cadre d’une solution de GED (GEIDE), la métadonnée est une description supplémentaire qui permet de décrire et de mieux connaître le contexte d’un document.
  31. Ocr (Optical Recognition of Characters / Reconnaissance Optique de Caractères) : Technique qui permet de convertir l’image numérisée d’un document contenant du texte alphanumérique en un fichier texte. Ce texte permettra ensuite d’effectuer une recherche plein texte sur le document, d’indexer le document. Il est également possible d’inclure dans un fichier au format pivot comme PDF l’image numérisée du document et le fichier texte correspondant issu de l’OCR.
  32. Pdf (Portable Document Format / Format de Document Portable) : C'est un format de fichier informatique créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (polices d’écritures, images, objets graphiques…) telle que définie par son auteur, et ce quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour lire ledit fichier PDF.
  33. Rad (Reconnaissance Automatique de Documents) : Complément à la technologie LAD de lecture automatique, la RAD permet de reconnaître les types de documents afin d’aider à leur indexation dans le système de GED.
  34. Recherche Plein texte : Recherche effectuée sur tous les mots des documents. Elle est effectuée en général sur des fichiers sur lesquels la reconnaissance de caractères a eu lieu (OCR), à moins qu’il ne s’agisse d’un format qui se prête à ce type de recherche comme les fichiers d’origine bureautique ou les fichiers PDF.
  35. Records management : Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liée à la forme des documents (anglais : records management)
  36. Responsabilité : Principe selon lequel les personnes physiques et morales, ainsi que la collectivité, sont responsables de leurs actions et peuvent être tenues d’en rendre compte (anglais : accountability)
  37. Rss : Really Simple Syndication (Syndication rééllement simple) : Format de syndication de contenu Web reposant sur XML
  38. Soa (Service-Oriented Architecture / Architecture Orientée Services) : Un concept architectural moderne pour les entreprises dans lesquelles des fonctionnalités fournies par des applications variées sont disponibles de façon autonome, avec des services aux couplages lâches présentant des interfaces bien définies. Ainsi les nouvelles applications et services peuvent être vus comme la composition et l’orchestration de ces services réutilisables.
  39. Soap (Simple Object Access Protocol / Protocole d’Accès aux Objets) : Format d’encodage pour l’invocation distante dans le cadre de l’envoi et de la réception de messages
  40. Schéma : plan logique qui montre les relations entre les éléments de métadonnées, au travers de règles établies pour leur utilisation et leur gestion, en particulier la sémantique, la syntaxe et les valeurs optionnelles (niveau d’obligation) (anglais : schema)
  41. Système d’archivage : Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles à terme (anglais : records system).
  42. Sso (Single Sign On) : Dispositif permettant à un utilisateur d’accéder à des services divers en ne s’identifiant qu’une seule fois.
  43. Traçabilité : Fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents (anglais : tracking)
  44. Transfert : Action de changer la localisation des documents.
  45. Versement : Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents.
  46. Web 2.0 : Approche de développement Web qui considére que tout projet doit désormais se structurer en replaçant l’utilisateur au centre du débat. Une application Web 2.0 doit s’appuyer sur les concepts suivants :
    • Un utilisateur doit pouvoir, sans connaissance technique particulière, trouver, extraire, et intégrer des informations dans un applicatif Web 2.0
    • Un utilisateur ayant contribué au contenu d’un applicatif Web 2.0, doit rester propriétaire de ses propres données
    • Un applicatif Web 2.0 doit pouvoir être accessible quel que soit le navigateur de l’utilisateur, du moment que celui-ci soit standard
    • Les applicatifs Web 2.0 doivent intégrer des aspects dits de réseaux « sociaux », c'est-à-dire que les utilisateurs doivent pouvoir enrichir d’eux même contenu et données associées (métadonnées, tags, etc..)
    Un applicatif Web 2.0, peut être considéré comme tel, s’il intègre entre autres, les notions techniques suivantes dans son architecture :
    • L'utilisation de Css, d'un balisage Xhtml sémantiquement valide et des microformats.
    • Les techniques d'applications riches telles qu'Ajax.
    • La syndication et l'agrégation de contenu via Rss/Atom.
    • La catégorisation par étiquetage (ou tags).
    • L'utilisation appropriée des Url.
    • Une architecture ouverte utilisant des Web services Xml.
  47. Web Services : Le composant réutilisable clé qui implémente une fonction particulière (métier) avec une interface publiée en WSDL.
  48. Wiki : Un wiki est un système de gestion de contenu de site Web qui rend les pages Web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés. Les wikis sont utilisés pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contrainte. Le wiki a été inventé par Ward Cunningham en 1995, pour la section d'un site sur la programmation informatique qu'il a appelée WikiWikiWeb. Le mot « wiki » vient du terme hawaiien wiki, qui signifie « rapide » ou « informel ». On appelle « moteur de wiki » le logiciel mettant en œuvre la gestion par wiki. Une particularité des wikis par rapport aux autres systèmes de gestion de contenu est que toutes les personnes pouvant modifier le contenu ont les mêmes droits de modification et que la portée laissée aux modifications est aussi large que possible sans compromettre l'intégrité technique du site : chacun peut aussi bien déplacer une virgule qu'effacer tout le texte contenu dans une page. Seules les informations générales de navigation formant le template (gabarit) autour du contenu propre à la page ne sont pas modifiables.
  49. Workflow : ou BPM : Technologie logicielle ayant pour objectif l’organisation des processus de fonctionnement d’un système et leur mise en oeuvre au sein du Système d’Information. La gestion électronique de processus implique la modélisation des procédures de travail et la prise en compte de tous les aspects liés au fonctionnement du système (incluant les acteurs, les tâches et les documents).
  50. Xml : Défini par le W3C (Organisme international de normalisation des standards du Web), Xml est ce qu’on appelle, un « métalangage » qui permet de décrire la structure d’un document sous une forme arborescente, à l’aide de balises de description. Ce langage a été mis en place pour faciliter les échanges entre ordinateurs et applications hétérogènes.
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