Les fonctionnalités de Mase

Quelle est la valeur ajoutée de Mase ?

Comment est classée l'information dans Mase ?

Mase est une solution de GED qui impose une vraie rupture vis-à-vis de ses concurrents. Pendant plus de 10 ans, nous avons capitalisé les expériences et les retours des utilisateurs finaux rencontrés lors de mises en place de différents types de logiciels. De manière récurrente, nous nous sommes aperçus que les taux d'adoption étaient faibles, essentiellement à cause d'interfaces lourdes, trop techniques, trop complexes ou trop riches. De plus, la plupart d'entre elles nécessitaient de très grosses formations Administrateurs pour être prises en main, et surtout, elles obligeaient les utilisateurs à bouleverser leurs modes de fonctionnement. Nous avons donc compris le message et créé Mase

  • Chaque logique de travail est respectée : Un comptable peut continuer à classer par année fiscale, un commercial par client, un chercheur pat projet, etc..
  • Les droits d’accès sont étudiés conformément à l’objectif et à la « fonction » de chaque document : Chaque document est publié avec un objectif particulier. Qui le crée ? Pour qui est-il crée ? Qui sont ceux qui vont m'aider à le construire ? Autant de paramètres qui vont déterminer les stratégies éditoriales sur celui-ci
  • On implémente autant de vues métiers « logiques » sur les processus internes et externes qu’il en existe pour l’entreprise : Si une société n'employait que des personnes exerçant le même métier, il serait simple de classer les documents. Mais chaque service possède des terminologies et un vocabulaire qui leur sont propres, et il est indispensable que chacun puisse être pris en compte
  • Chaque document peut être rattaché à « n » logiques métiers pour être facilement retrouvé par tous les profils de l’entreprise : Un document est rarement voué à être confiné dans un seul service. Dès lors, il est indispensable qu'il soit vu de tous ceux qui en ont besoin.
  • Chaque document est « normé » et « référencé » en tant qu’entité standardisée dans l’entreprise : Trop souvent, les services ont tendance à utiliser des dénominations différentes pour parler de la même chose, ce qui complexifie généralement la circulation de l'information et la recherche.
  • Chaque famille reprend les caractéristiques invariantes des grands types de documents de l’Entreprise : Lorsque les sociétés géraient les documents papiers, elles se conformaient à des nomenclatures (ou cartouches) leur permettant d'identifier la nature de chaque document, dès la première page. Pourquoi alors se passer des bonnes idées
  • Un dictionnaire métier implémente les mots d’usage les plus couramment utilisés au sein et à l’extérieur de l’entreprise. On y adjoint des définitions communément admises et des synonymies : Qui dit cohéxistence de plusieurs univers fonctionnels, dit multiplication des terminologies, mais surtout prolifération des accronymes, synonymes, mauvaise compréhension, etc... Mase permet de construire de manière simple et intelligente, un dictionnaire Métier pour toute l'entreprise.
  • Chacun des paramètres précédemment énoncés est une clé d’entrée vers le document :
    • On peut les utiliser de manière distincte ou utiliser tous les critères de manière simultanée
    • Les utilisateurs qui créent les documents et ceux qui recherchent, utilisent les mêmes arguments, définis pour eux en amont
    • Le moteur de recherche se construit au fil des publications et permet d'avoir une vue concise de l'information.
    • En fonction des préférences de chacun, tous les paramètres de Mase sont des points d'entrée vers le bon document.

Les métadonnées

Les métadonnées et leur implémentation particulière dans Mase sont la plus-value de notre solution. Grâce à elles, vous allez pouvoir calquer la globalité de vos besoins et retranscrire vos processus documentaires au sein de Mase. Vous pourrez alors fabriquer un référentiel documentaire 100% conforme à vos attentes. Mais au fait, savez-vous ce qu'est une Métadonnée ?

  • C’est une « donnée » sur une donnée, soit une information structurée complémentaire au fichier stocké, le décrivant de manière explicite.
  • Pour des fichiers images, les métadonnées sont primordiales, car les moteurs d’indexation (classiques) ne savent pas les analyser.
  • Les métadonnées améliorent la gestion des référentiels de documents numériques. Elles permettent d’éditer, rechercher, réutiliser, diffuser et publier tous types de contenus.
  • Ce sont essentiellement des mots, du texte libre, des expressions régulières, des liens, etc...
  • Plusieurs métadonnées peuvent être associées ou non à un fichier. On appelle aussi cela « Tagguer » un fichier
  • Dans les bibliothèques, un ouvrage mal catalogué, est un ouvrage considéré comme perdu.
  • Il existe des métadonnées internes propres au document, et des métadonnées externes contenues dans des BDD ou des fichiers Xml de description.
  • Dans Mase, les métadonnées sont implémentées à différents niveaux pour permettre aux utilisateurs de découvrir l’existence de ressources et la nature de ce qu’ils recherchent.
  • Dans Mase, nous avons implémenté un moteur simplifié capable de créer, gérer et modifier les métadonnées en fonction des besoins de l’Entreprise
  • Il est possible de créer des métadonnées de manière illimitée en fonction des besoins. Rien n’est imposé au préalable afin de « cadrer » au plus juste avec les besoins internes
  • Toutes les métadonnées sont implémentées et paramétrées uniquement parce que vous l’avez décidé, et parce qu’elles correspondent à un besoin réel d’information.
  • De nouvelles métadonnées peuvent être suggérées à l’administrateur de la plateforme
  • Toutes les métadonnées peuvent être traduites, modifiées à tout moment et simplement

Les thématiques (ou thesaurus)

  • Il est possible d’implémenter « n » référentiels sous forme d'arborescences logiques
  • Un thème générique peut se découper en sous-thèmes, qui à leur tour se découpent en sous-sous-thèmes et ainsi de suite, reproduisant ainsi le cheminement d’un processus de manière logique
  • Ces référentiels apportent donc une vue « multi-métiers » et globale de votre organisation, permettant ainsi de délivrer une réponse adaptée à chaque profil.
  • Un document peut donc être relié à plusieurs parties d’un ou plusieurs référentiels, sans pour autant être dupliqué physiquement.
  • Un utilisateur ne verra s’afficher que les thèmes correspondant aux documents sur lesquels il a des droits, ce qui va fortement simplifier son interface de consultation.
  • Les thèmes sont indépendants du stokage physique, ce qui autorise une liberté sans pareille pour vous organiser.
  • Dans Mase, vous gérez le multilinguisme sur ces paramètres

Les familles (ou types de documents)

  • Depuis que l'homme travaille de manière organisée, les documents (factures, bon de commandes, contrats, etc...)ont été regroupés en grandes familles : commercial, juridique,etc...
  • Chaque famille de documents circulant au sein de votre organisation est implémentable de façon distincte dans Mase
  • Pour chaque famille, il existera des champs pré-paramétrés invariants, correspondant à cette unique famille.
  • Les personnes intégrant des informations dans Mase utilisent cette indexation pour apporter un complément d’information nécessaire à une bonne compréhension par tous.
  • Les champs disponibles sont paramétrés en amont et correspondent à un besoin réel recensé dans les services.
  • Les personnes ne devant pas utiliser une famille de document ne la verront pas apparaître (exemple : un employé de la production ne verra pas les documents de la famille « document commercial »).
  • Les champs proposés sont très variés et très riches :
    • Champ texte simple ou multi-lignes
    • Champ date
    • Champ url
    • Champ email
    • Champ Liste, déroulante ou case à cocher, sélection simple ou multiple
    • Champ booléen
    • Tout type de champ qui soit nécessaire à votre bon fonctionnement en saisie libre ou contrôlée (utilisation d'expressions régulières)
    • Dans Mase, vous gérez le multilinguisme sur ces paramètres

Les mots clés

  • Chaque entreprise a son langage métier bien particulier, et au sein même de celle-ci, des services peuvent parler de la même chose avec des mots différents
  • Des mots très spécifiques circulent donc de manière naturelle au sein des conversations et des informations.
  • Ces mots correspondent à une vision très particulière de l’entreprise vis-à-vis de son marché. Ils ont donc une définition qui leur est propre, et qui peut être différente d’une entreprise à l’autre
  • Dans Mase, un document peut donc être rattaché à un ou plusiurs de ces mots, et implicitement à sa définition, et à ses synonymes.
  • Dans Mase, vous gérez le multilinguisme sur ces paramètres
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