Le Coût de l'information

Chiffres clés pour mieux comprendre les vraies dépenses liées à la gestion d'informations

Données tirées du dernier rapport de l'AIIM (Février 2010)

L’expression « Gestion de l’information » est apparue durant les années 90, avec l’avènement des « nouvelles » technologies de l’information et des communications (NTIC). On a dès lors préféré parler d’information plutôt que de document.

  • Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220 € pour reproduire un document définitivement perdu.
  • 7,5 % des documents sont définitivement perdus, 3 % sont mal classés, et rarement retrouvés.
  • Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les chercher.
  • Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier, et systématiquement enregistré en local pour un document électronique
  • Un Fax coûte en moyenne 6200 € par an, le temps moyen pour envoyer un fax est de 8 minutes
  • Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8 € à 15 €
  • Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%
  • Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de documents existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an
  • Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de courriels par jour. Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour
  • Les collaborateurs d’entreprise peuvent passer jusqu’à 1h30 par jour à traiter leurs courriels
  • Le volume de documents « papier » croît de 56% par an, dans la plupart des organisations. Le volume des données informatiques croît lui de 70%.
  • 50% des organisations scannent directement les documents entrants et les classent dans les dossiers électroniques automatiquement, sans intervention humaine
  • 71% des organisations ont mis en place un suivi du cycle de vie des documents papier, 57% l’ont fait pour les documents électroniques
  • Les organisations interrogées s’appuient massivement sur la DSI pour gérer la recherche des documents électroniques en cas d’audit, alors que c’est le métier qui s’en charge pour les documents papier
  • Dans toutes les organisations qui ne disposent pas d’un référentiel documentaire, 60% ne seraient pas confiantes s’il fallait prouver que leurs documents n’ont pas été perdus, égarés, détruits …
  • 31% des organisations ont 20 ou plus référentiels qui « pourraient » être connectés. 35% utilisent des développements maisons spécifiques pour les connecte
  • En moyenne les sondés affirment passer plus d’une heure et demie par jour à traiter leurs emails, un sur cinq affirme y passer trois heures ou plus
  • Près de 45% des organisations n’ont pas de règle de gestion des fichiers d’archives personnels créés par les utilisateurs sur leurs postes de travail

Plus d'informations : le site de l'AIIM http://www.aiim.org/Research/document-scanning-and-capture.aspx

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