Le concept Mase

Principaux éléments différenciants

Y a-t'il une nouvelle forme d’intelligence pour gérer l’information ?

La réussite d'un projet repose principalement sur la qualité des flux échangés entre tous les partenaires, internes ou externes à l'entreprise ou l'organisation. La richesse des données ne peut être capitalisée que si l'environnement a été préalablement pensé en ce sens. Multiplier les zones de stockage, ne pas prévoir les interactions entre applications, ne participera qu'à l'amplification des sentiments de non fonctionnement de l'ensemble.

Même si les entreprises sont conscientes qu'il faut être plus souple et plus ouvert pour mieux capitaliser ses informations, il n'en demeure pas moins que ce poste reste un investissement lourd et mal maîtrisé, que ce soit sur les plans matériel, humain et stratégique. Crise oblige, on optimise les effectifs, on réduit les investissements, et paradoxalement il faut être encore meilleur sur un marché de plus en plus concurrentiel. Face à la croissance exponentielle des données, il est nécessaire de trouver le bon compromis entre technologie, méthodologie, rigueur et flexibilité. Pour gagner il faut aller vite, s'adapter aux mutations rapides des marchés et des processus, mais surtout, il est indispensable que les réponses soient trouvées rapidement, et que l'information fiable cesse d'être inutilement cloisonnée dans les services. Il y a donc une véritable révolution du management des informations à opérer, afin de valoriserau mieux ce patrimoine immatériel.

Pourquoi votre infrastructure de Gestion des documents et de l’information doit s'adapter ?

  • Parce que l'information à gérer est plus importante et moins homogène : Documents bureautiques, blogs, Wikis, flux Rss, Vidéos, etc…. Les solutions en place aujourd'hui sont presque toutes obsolètes et trop pauvres fonctionnellement face aux nouveaux standards. Même si l'information est stockée quelque part, elle reste inaccessible
  • Parce que les standards évoluent, et que les outils et les processus de captation doivent eux aussi s'adapter. La performance de tous les acteurs d'un projet est assujettie à la propension d'une équipe à prévoir, analyser et trouver les meilleures réponses le plus rapidement possible
  • Parce que l'environnement "métier" dans lequel votre entreprise ou votre organisation évolue tend à se complexifier. Rares sont ceux qui évoluent sur un marché bien "structuré". Chaque collaborateur doit pouvoir prendre la bonne décision en fonction du contexte dans lequel il est placé, et les informations qui lui seront proposées doivent elles aussi refléter ces multiples facettes
  • Parce que pour être le meilleur, il faut avoir les bonnes cartes au bon moment. Il faut pour cela que votre gestion des documents et des informations aborde de manière dynamique l'ensemble des problématiques métiers, tout en permettant une sécurisation optimisée des ressources
  • Parce que l’évolution est en marche et que résister au changement pénalisera un peu plus votre structure. Il est grand temps de vous pencher sur la question et d’intégrer ces réflexions dans vos projets en cours ou à venir

Pourquoi mettre en place Mase peut vous aider à résoudre ces problèmes?

Ce n'est une découverte pour personne, la quantité d'informations que nous avons à gérer explose littéralement. Sans organisation, sans aucune méthodologie et surtout sans outil, une entreprise ne retrouve pas ses documents, et par conséquent elle perd de l'argent. Avec quelques indicateurs pertinents (que vous pourrez également trouver chez les plus grands cabinets d'analystes), vous pouvez tenter d'évaluer le "Retour sur Investissement" que peut engendrer chez vous la mise en place "réussie" d'une solution de Gestion de documents et d'informations

  1. Les temps d'accès aux documents sont divisés au minimum par 3 : Dès lors qu'un document est bien indexé, il se retrouve plus vite que s'il était rangé dans une armoire ou dans un partage réseau
  2. Sans solution de GED, au moins 20% de documents restent inaccessibles : Les producteurs d'informations n'apportent pas toujours le soin nécessaire au classement, et bien souvent ils ne pensent qu'à leur propre méthodologie de rangement.
  3. Chaque employé passe en moyenne 1 heure par jour à chercher des documents, et 40% de ces recherches demeurent infructueuses : C'est d'autant plus vrai lorsque ces documents sont produits dans un cadre non normé, et qu'aucune règle n'est mise en place pour la classement
  4. La moitié des employés consacre plus de 90 minutes par jour à classer et traiter ses courriels : Cela peut-être plus chronophage encore avec ceux qui utilisent les fils RSS, les réseaux sociaux, etc sur lesquels des informations stratégiques circulent également et qu'il fait capitaliser
  5. Le seul moyen de récupérer des informations égarées ou perdues reste les bandes de sauvegarde (lorsque les sauvegardes sont bien faites): Faut-il encore que les postes des utilisateurs puissent synchroniser leurs données à temps
  6. L'archivage dans les dossiers sur le poste de travail ou dans Outlook restent les seules méthodes connues et exploitées par la moitié des utilisateurs : C'est tellement plus simple……... et tellement peu collaboratif !!!
  7. Il n'existe pas de politique éditoriale, et aucune règle n'est fixée sur les stratégies de conservation : Peu de structures aujourd'hui ne définissent réellement de politique éditoriale pour fixer les responsabilités et éviter les débordements, ce qui génère au final des contenus non productifs
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