Etat des lieux

Qu'est-ce que la gestion des informations ?

Qu’est-ce donc que la Gestion de l’Information ?

L’expression « Gestion de l’information » est apparue durant les années 90, avec l’avènement des « nouvelles » technologies de l’information et des communications (NTIC). On a dès lors préféré parler d’information plutôt que de document.

Mais sans support, il n’existe pas de document. Sans information consignée sur un support, il n’existe pas de document. L'information est donc un concept très large qui prend en compte toute forme de contenu structuré ou non (document papier ou bureautique, vidéo, etc..).

Une entreprise gère quotidiennement des éléments concrets (activités administratives, communication, ressources, affaires juridiques). Une information, ça se recherche, ça se consulte, ça s’exploite. Pour mieux l'identifier, il faut au préalable la décrire, l’indexer, l’enregistrer, la classer, la recevoir, l’expédier, et la fixer sur un support. Et c’est cette combinaison subtile information-support qui peut être concrètement gérée.

Gérer l'information consiste donc à mettre en place un ensemble de procédures permettant de collecter, distribuer, diffuser, organiser, optimiser, et contrôler le traitement et la mise à disposition de celle-ci.

Des exemples

Aucune solution de gestion documentaire chez vous ? Il est fort à parier que vous rencontrez au quotidien l’une ou l’autre des difficultés énoncées ci-dessous, sinon toutes :

  • Vous conservez encore trop d’informations et vous stockez toujours plus car trier est coûteux en temps et en énergie.
  • Vous ne pouvez pas accéder directement à la bonne information quand vous en avez besoin parce qu’elle est introuvable ou masquée par une masse d’autres informations dans des référentiels distincts.
  • Vous ne pouvez pas vous fier à l’information trouvée sur votre client car le cycle de vie de celle-ci n’est pas suffisamment contrôlé.
  • Vous devez fournir un service client (interne comme externe) toujours meilleur, avec moins de moyens, car ceux qui savent faire ça tiennent le haut du pavé en matière de concurrence commerciale.
  • Vous voulez optimiser votre activité quotidienne en anticipant les besoins de vos clients, en disposant d’une vue (encore) plus complète sur vos clients.
  • Etc...

L’expérience nous montre, à contrario, que 70 à 80% des contenus stockés sur les serveurs d’entreprise, sont des contenus inutiles (dupliqués ou obsolètes), engendrant donc des coûts non négligeables en terme de gestion et de stockage

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