Pourquoi des échecs ?

Quels sont les mauvais comportements en entreprise ?

Parce que les a-prioris sur la GED sont pléthores

On peut toujours trouver beaucoup de prétextes pour ne rien faire…. Florilège des meilleures excuses….

  • Quand j’ai besoin d’un document, je demande à mes collègues, qui eux doivent savoir où il se trouve !
  • Si on perd un document électronique, ce n’est pas grave, il n’a pas de légalité!
  • On n’a pas le temps de se consacrer à ça, et en plus, en ce moment on fait des économies!
  • Le respect de l’environnement ? Un peu de papier, ce n’est pas ça qui va empirer la situation!
  • Si on trouve trop vite un document, on va payer nos employés à ne plus rien faire.
  • Dans notre société, on préfère gérer les projets tous ensemble ! Nos chefs de projets se réunissent une fois par mois au siège et ils étudient les documents autour d’une table !
  • Nos locaux sont sûrs, et toutes nos données sont sauvegardées par chaque collaborateur sur leur ordinateur personnel !
  • Ici on fait confiance aux gens, et on sait qu’ils ne partiront jamais avec des informations internes!
  • Le courrier entrant ? Les bannettes sont vidées quand les gens ont le temps, et comme c’est du papier, on ne risque pas de les perdre!
  • Une solution de Ged ? Cela ne doit pas être compliqué à installer ! Mon fils fait une école d’informatique, il nous fera ça pendant ses vacances
  • Etc...

Attention !
Une solution de gestion documentaire n’est pas un gadget.
Une vraie démarche « Projet » est donc à initier

Les 10 pièges à éviter avant de se lancer :

  • Rester cantonné au pilote: Même en cas de réussite, certains projets, n'arrivent pas à se déployer dans l'ensemble de l'entreprise. Les raisons sont presque toujours les mêmes : d'une part, le manque de soutien des « sponsors » permettant d'apporter la légitimité au projet, d'autre part, l'absence de visibilité et d'anticipation de la communication à adopter pour promouvoir le projet en interne
  • Choisir des outils en amont des besoins, et les conserver quoi qu'il en soit : Souvent les outils sont choisis sans même savoir quels sont les besoins, jusqu'où on veut aller ? De quelle manière on veut le faire ? Monter un projet GED (ou collaboratif) parce que c'est à la mode, ou choisir un outil parce qu'une vague connaissance travaillant dans une autre société a déjà fait ce choix, c'est courir à la catastrophe !! En général, la plupart des utilisateurs finaux ne sont pas consultés, et lors de la mise en place, ils ne savent ni de quoi il est question, ni quels sont les services qui seront rendus, ni de quelle manière leur travail quotidien pourra être optimisé. De plus, une fois le choix fait, les œillères se mettent en place, et plus personne ne veut revenir en arrière, de peur d'avouer l'échec du projet !
  • Affecter trop peu de ressources : Même si l'accent est mis sur l'intuitivité des interfaces en ce qui concerne les nouveaux types d'outils Web 2.0, il ne faut pas perdre de vue qu'un accompagnement adapté à chaque population va permettre d'expliquer les nouveaux usages. Trop souvent cette conduite du changement passe à la trappe, les processus internes et le management restant eux aussi invariables
  • Laisser la DSI seule sur le projet ou l'écarter : Un projet GED, c'est 20 % de technique et 80 % de fonctionnel. Si la DSI est seule à gérer le projet, où au contraire si les services ne la consultent pas, il se peut que le projet manque de cohérence, d'expertise, de soutien, et au final ne soit pas possible de le mettre en place
  • Garder les autres Directions à l'écart du projet : Sans pour autant mener le projet de manière globale, il est intéressant de consulter les pilotes au sein de chaque Direction. Les projets GED sont relativement longs à adopter, et souvent ils évoluent dans le temps. Il faut donc veiller, bien en amont, à évangéliser les Directions, afin de les préparer aux échéances futures et aux impacts d''un tel projet!
  • Faire croire qu'un outil seul va résoudre tous les problèmes : Si l'on en croit certains "spécialistes" du Web 2.0, on devrait être capable de gérer la grande majorité des problèmes d'entreprise en impliquant les utilisateurs finaux. Il ne s'agira jamais de créer le mouton à cinq pattes et c'est mal connaître le fonctionnement humain, les contraintes quotidiennes liées aux relations entre collègues de travail. Il est certain qu'en impliquant le plus en amont possible les utilisateurs, on pourra mieux prendre en compte leurs besoins et leurs attentes, et ainsi éviter les surprises le jour d'un déploiement. Il n'en reste pas moins que sans conduite du changement, sans objectifs réalistes, et sans prudence technologique, les déceptions risquent d'être nombreuses…
  • Se passer de Sponsors et de Pilotes : Pour que la "mayonnaise" prenne dans l'entreprise, il suffit de respecter la recette suivante : faire en sorte que des utilisateurs convaincus (pilotes) fassent la promotion en interne, et que la Direction (sponsor) prenne clairement position et exprime ce qu'elle attend de chacun. C'est une question de bon sens, car les pilotes sans les sponsors, et même avec beaucoup de bonne volonté, n'arriveraient pas à convaincre, et inversement. L'idéal est que l'effet levier soit le fruit du travail commun des Pilotes et des Sponsors
  • Ne pas impliquer les utilisateurs finaux : Il est évident que dans une entreprise, ceux qui créent le contenu, ne sont pas ceux qui le consultent. Si les lecteurs ne sont pas pris en compte dans le cahier des charges, le projet risque inévitablement de ne pas être compris. Si toutefois ce paramètre n'était pas pris en compte, on pourrait s'attendre à de nombreuses réticences et aussi à un taux d'adoption fort faible. De plus, si le contenu n'est pas conforme aux attentes, cela ne fera qu'amplifier le sentiment de mise à l'écart.
  • Monter un projet trop pointu techniquement : On observe souvent dans le cadre de projets GED, les chefs de projets succomber aux "sirènes technologeeks" ! Certains agissent seuls avec comme seule ligne de conduite, la prouesse technique à tout prix. D'autres considèrent que seule la puissance technologique est à même de répondre à leurs besoins "pas si complexes" que ça, si on veut y regarder d'un peu plus près. De plus, la Direction n'étant pas en général au faîte de l'innovation, pourra prendre cette "impertinence" comme une volonté d'installer un contre-pouvoir.
  • Vouloir tout faire trop vite : Un projet GED peut prendre entre 6 à 18 mois, et le mode itératif est idéal. Le rythme adopté doit permettre une douce montée en charge des utilisateurs, afin de garantir la pérennité de votre plateforme d'information. Même si certains des acteurs du projet subissent des retards, n'essayez pas de faire les choses à leur place pour compenser les manques, car cela aurait deux effets négatifs : Premièrement, on pourrait vous reprocher d'avoir mal fait les choses, et deuxièmement, vous empêcheriez les personnes de s'auto-organiser
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